A revisão da literatura é um processo essencial que envolve a análise detalhada de estudos, teorias e práticas sobre o tema. Esta etapa fornece base teórica, ajuda a identificar lacunas no conhecimento atual e situa o problema de pesquisa no contexto mais amplo da arquivística. Além disso, auxilia na escolha de metodologias adequadas (Subetapa 2.3), permite a comparação com práticas e padrões de outras organizações (benchmarking), e contribui para a validação das conclusões e desenvolvimento de recomendações pragmáticas. Realizar uma revisão de literatura sistemática e criteriosa não só enriquece a compreensão do tema, mas também assegura a construção de um diagnóstico bem fundamentado, essencial para a produção de conhecimento técnico em gestão de documentos e informações.

Esta fase compreende a identificação, coleta e análise de todos os documentos já produzidos pelo IBAMA referente aos assuntos tratados no diagnóstico. Exemplos: diagnósticos anteriores, inventários de documentos, mapeamentos dos acervos documentais dos setores de trabalho, normas, instruções, rotinas, relatórios e estudos arquivísticos do Instituto, bem como outros documentos análogos.

Esta fase é crucial para o sucesso do diagnóstico. Ela exige a análise das demandas específicas do IBAMA. Este processo começa com uma comunicação detalhada e estruturada com todas as partes interessadas. É essencial engajar-se em diálogos diretos para compreender não apenas os desafios e problemas existentes, mas também para identificar oportunidades que podem ser aproveitadas. Por meio deste diálogo colaborativo, é possível obter insights valiosos que guiarão a formulação de objetivos claros e precisos para o diagnóstico. Esses objetivos, por sua vez, servirão como balizadores para todas as atividades subsequentes, assegurando que o diagnóstico esteja alinhado com as expectativas e metas da Instituição, bem como para responder efetivamente às suas necessidades reais.

Esta fase é fundamental para garantir a eficácia e relevância do diagnóstico. Envolve a identificação das partes interessadas, incluindo, mas não se limitando a, usuários finais, equipes de gestão de documentos, parceiros externos (Ex.: Arquivo Nacional - AN, Ministério do Meio Ambiente - MMA, etc.), e quaisquer outras partes que possam ser impactadas ou tenham interesse nos resultados do diagnóstico. A chave para o sucesso nesta fase está em não apenas listar esses grupos, mas também mergulhar na compreensão de suas expectativas, necessidades específicas e requisitos. Isso exige uma abordagem interativa, envolvendo entrevistas, pesquisas, e reuniões para captar as nuances de cada grupo de interesse. Compreender as perspectivas variadas dos stakeholders é vital para assegurar que o escopo do diagnóstico seja alinhado com as demandas e expectativas de todos os envolvidos. Esta abordagem inclusiva é o alicerce para um diagnóstico eficaz e abrangente.

Na fase de identificação do universo e amostragem para o diagnóstico no Ibama, a seleção de setores é estrategicamente diversificada, incluindo aqueles com intervenções necessárias em gestão documental e também setores que exemplificam práticas exemplares, como a ausência de produção de papel e/ou processos bem organizados. Esta abordagem dual assegura uma amostra verdadeiramente representativa, refletindo tanto as áreas de desafio quanto de sucesso no Instituto. Os critérios para escolha abarcam a urgência de intervenção, impacto das práticas atuais nos processos, e exemplos de eficiência e inovação. Tal diversidade na amostra proporciona uma visão global equilibrada, essencial para um diagnóstico abrangente e eficaz que identifique tanto necessidades de melhoria quanto práticas a serem replicadas na Instituição.

Para a pesquisa de diagnóstico no Ibama, é vital selecionar respondentes com conhecimento específico sobre as necessidades documentais de suas áreas. Os critérios para escolha dos perfis incluem:

1. Experiência em Gestão Documental: Os participantes devem ter conhecimento prático sobre gestão de documentos em suas áreas de trabalho.

2. Histórico no Setor: Preferência por profissionais com experiência no setor, proporcionando insights precisos sobre os desafios e práticas documentais.

3. Capacidade de Avaliação: Os respondentes devem ser capazes de analisar criticamente os processos documentais, identificando pontos fortes e fracos.

4. Visão Estratégica: É importante que os participantes compreendam o impacto da gestão documental na eficiência e conformidade do setor.

5. Disponibilidade e Comprometimento: Os escolhidos devem estar disponíveis e comprometidos com a pesquisa.

A seleção de respondentes com esses perfis assegura a coleta de informações assertivas, cruciais para um diagnóstico efetivo no Instituto.

Na pesquisa de diagnóstico do Ibama, é essencial coletar uma série de dados e indicadores específicos para compreender de forma abrangente a gestão documental. A coleta de dados foca em identificar os tipos de documentos produzidos, avaliar o volume e os locais de armazenamento, tanto físicos quanto digitais. Será examinada a organização dos documentos, seu estado de conservação e as metodologias de acesso e consulta. Estes aspectos, juntamente com outros dados prioritários identificados pelo Setor de Arquivo, proporcionarão uma compreensão integral das práticas de gestão documental no Instituto.

Esta fase envolve a definição de parâmetros específicos e mensuráveis que permitirão avaliar o êxito da iniciativa. Estes critérios devem abranger aspectos como a qualidade dos dados (abrangendo sua precisão, integridade e relevância), a facilidade e segurança no acesso às informações, a aderência rigorosa a normas e regulamentos pertinentes, e a eficiência e eficácia dos processos de gestão de dados. Estabelecer esses critérios de forma clara e detalhada é crucial para monitorar o progresso do diagnóstico e garantir que os resultados finais atendam às expectativas e necessidades do Ministério.

Esta fase é fundamental para garantir a viabilidade do diagnóstico. Envolve o exame dos recursos à disposição, englobando não apenas o pessoal e suas competências, mas também a tecnologia disponível e o tempo necessário para realizar o diagnóstico de forma eficiente. Esta avaliação criteriosa é importante para estabelecer um escopo realista e factível, assegurando que as metas e objetivos do diagnóstico possam ser alcançados dentro das limitações de recursos existentes. Uma definição precisa dos recursos disponíveis permite uma alocação eficaz e evita sobrecargas ou atrasos, contribuindo significativamente para o sucesso geral do projeto.

Esta etapa envolve a criação de um documento abrangente que formalize o escopo do diagnóstico, integrando todos os elementos discutidos anteriormente. É imperativo que este documento seja articulado de maneira clara e precisa, assegurando que todos os aspectos, desde a definição das áreas de foco até a alocação de recursos, sejam descritos de forma concisa e compreensível. Essa documentação, aqui denominada de documento de visão, será estruturada de modo a ser facilmente acessível e inteligível para todas as partes interessadas, facilitando o alinhamento e a compreensão comum dos objetivos, métodos e expectativas do diagnóstico. A documentação formal do escopo também é um instrumento para a comunicação efetiva e a gestão eficiente do diagnóstico, servindo como um guia de referência ao longo de todo o processo.