Avaliação da Maturidade
SUBETAPA 2.1
APLICAÇÃO DE FERRAMENTA PARA MEDIR A MATURIDADE EM GESTÃO DE DOCUMENTOS - iMGD
O iMGD é uma ferramenta desenvolvida pelos Pesquisadores da UnB para avaliar a maturidade da gestão de documentos e informações em uma organização. Este índice permite identificar áreas de força e oportunidades de melhoria, promovendo a eficiência e conformidade nos processos de gestão documental.
FLUXO DA SUBETAPA 2.1
Preenchimento do Questionário
O coração do iMGD é o questionário detalhado, abrangendo aspectos como a análise da Estratégia do Setor de Arquivo, o Ciclo de Vida dos Documentos, a Comunicação das ações perante a Organização, Operação e Pessoal. Os responsáveis pelo Setor de Arquivo do IBAMA deverão responder cuidadosamente cada item para garantir uma avaliação abrangente e precisa do seu sistema atual de gestão de documentos.
Análise de Respostas e Avaliação
Após o preenchimento do questionário, a equipe de pesquisadores da UnB analisará as respostas para, por meio de critérios e pesos predefinidos determinar o nível de maturidade da gestão documental do IBAMA. Este processo destaca tanto os pontos fortes quanto as áreas que necessitam de melhorias.
Recebimento da Pontuação e Interpretação
Com base nas respostas selecionadas, será calculado o Índice de Maturidade em Gestão de Documentos do IBAMA. A Instituição receberá uma pontuação juntamente com uma interpretação detalhada, oferecendo insights claros sobre o desempenho atual e sugerindo áreas para melhorias.
Relatório Detalhado e Feedback
Finalmente, a Setor de Arquivo da Organização receberá um relatório detalhado com base na sua pontuação no iMGD. Este relatório inclui feedbacks específicos, sugestões de ações para melhorias e estratégias para alcançar níveis mais elevados de maturidade na gestão de documentos.
CONCLUSÃO
A aplicação do iMGD representa um marco significativo no caminho da excelência em gestão de documentos no Brasil. Desenvolvida por pesquisadores da UnB, esta ferramenta não é apenas um instrumento de avaliação, mas um facilitador na identificação de áreas críticas que necessitam de aprimoramento. Seu uso contribui para uma maior conformidade com as normas vigentes e promove uma gestão mais eficiente e eficaz. Por meio deste processo, instituições podem alcançar um novo patamar na gestão de documentos, baseando-se em evidências e práticas recomendadas no campo da Ciência da Informação. A equipe da UnB permanece comprometida em fornecer suporte contínuo e insights valiosos para aqueles que buscam aprimorar suas práticas de gestão documental com o auxílio do iMGD.