ETAPA 2 -  DIAGNÓSTICO ARQUIVÍSTICO DO IBAMA

Objetivo Geral

O diagnóstico arquivístico do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis - IBAMA tem como objetivo principal avaliar a gestão, preservação e acesso aos documentos e registros de relevância administrativa, legal, fiscal, probatória e histórica relacionados ao cumprimento das finalidades da instituição. Este processo visa identificar áreas de melhoria, o que permite o atendimento dos requisitos legais exigidos e estabelecer estratégias para garantir a correta proteção e disponibilidade do valioso acervo produzido diariamente pelo Instituto, seja em meio analógico (papel) ou digital.

Objetivos Específicos:

Benefícios do Diagnóstico:















Cronograma de Execução do Diagnóstico
Duração total: 6 meses

EQUIPE RESPONSÁVEL (UnB) 

Professor Orientador: Dr. Rogério Henrique de Araújo Júnior

Pesquisadores Responsáveis: Carlos Henrique de Oliveira Leite e Rejane Soares Canuto, Isabelle Boaventura Mendonça, Laila Guimarães Cardoso e Lana Sato de Moraes.

FLUXO RESUMIDO DO DIAGNÓSTICO

FLUXO DETALHADO

Subetapa 1: Mensuração do iMGD

O Índice de Maturidade em Gestão de Documentos (iMGD) é uma ferramenta analítica destinada a avaliar e aprimorar a eficiência e eficácia dos processos de gestão de documentos das organizações. Seu objetivo principal é fornecer um diagnóstico claro do estado atual da gestão de documentos, identificando áreas de excelência e potenciais de melhoria. Por meio de um sistema de pontuação detalhado baseado em respostas a um questionário abrangente, o iMGD facilita a identificação de lacunas, a conformidade com normas e regulamentos, e apoia na implementação de estratégias para alcançar um nível superior de maturidade na gestão de documentos e informações.

Subetapa 2: Definição do Escopo

A subetapa de definição do escopo é um esforço conjunto entre o Setor de Arquivo do IBAMA e a Universidade de Brasília (UnB) para estabelecer com precisão os objetivos do Diagnóstico Arquivístico. Durante esse processo, são identificados os limites do diagnóstico, abrangendo as áreas e indicadores a serem avaliados. Essa abordagem colaborativa assegura que o escopo do projeto seja claramente definido e alinhado aos interesses das partes envolvidas, produzindo dados relevantes e eficazes para embasar a correta tomada de decisão da Instituição.

Subetapa 3: Construção do Modelo

Este estágio compreende a elaboração da metodologia, das estratégias e ferramentas para execução do Diagnóstico Arquivístico no Instituto. Esse modelo concebido será a base que garantirá uma avaliação precisa e eficaz da situação arquivística da instituição, contribuindo para o fortalecimento da gestão, preservação e acesso aos documentos do IBAMA.

Subetapa 4: Coleta de Dados 

Trata-se do processo de coleta de dados nos diversos setores e unidades do IBAMA. Os pesquisadores da UnB, apoiados pelo Setor de Arquivo do IBAMA, conduzirão visitas e entrevistas técnicas a fim de obter dados essenciais sobre a realidade documental do Instituto. Essa abordagem permitirá uma análise profunda e completa da situação arquivística do Instituto.

Subetapa 5: Processamento de Dados

Trata-se da organização dos dados coletados com vistas a identificar se os parâmetros iniciais estabelecidos foram atingidos, realizar ajustes e identificar inconsistências para geração e demonstração dos resultados da pesquisa na etapa subsequente.

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Subetapa 6: Apresentação e Divulgação dos Resultados

Este momento marca a divulgação dos resultados conclusivos do Diagnóstico de Arquivo do IBAMA, destacando de forma inequívoca os principais desafios identificados e fornecendo recomendações sólidas para orientar a adoção de soluções pertinentes pelo Instituto. Essa apresentação final é um passo crucial na jornada para fortalecer a gestão e preservação dos documentos do IBAMA.

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