INSTRUMENTOS
Objetivo Geral
A criação de instrumentos de gestão de documentos para o Ibama tem como principal objetivo desenvolver o Código de Classificação de Documentos (CCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), visando a otimização da gestão, organização, preservação e destinação dos documentos. Esses instrumentos serão fundamentais para assegurar a classificação correta, a avaliação precisa dos prazos de guarda e a destinação adequada dos documentos, sejam eles analógicos ou digitais. Esta etapa busca estabelecer um sistema eficiente que permita o acesso rápido e confiável aos documentos, garantindo o cumprimento das normas legais e a preservação da memória institucional do Ibama.
EQUIPE RESPONSÁVEL (UnB)
Professor Orientador: Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Pesquisadores Responsáveis: Carlos Henrique de Oliveira Leite, Rejane Soares Canuto, Laila Guimarães e Lana Satto.
Objetivos Específicos:
criar um sistema de classificação de documentos que reflita a estrutura, funções e atividades do Ibama, facilitando a organização, recuperação e manutenção dos documentos;
definir os prazos de guarda e destinação dos documentos, determinando critérios para eventual eliminação ou permanência definitiva dos documentos, em conformidade com as normativas legais e necessidades institucionais;
assegurar que a classificação e temporalidade dos documentos estejam alinhadas com os requisitos legais, regulatórios e normativos, contribuindo para a transparência e responsabilidade administrativa;
salvaguardar documentos de valor histórico, probatório e informativo, garantindo a preservação da memória e da identidade do Ibama;
melhorar a eficiência no acesso e na recuperação de documentos, reduzindo tempos de busca e facilitando o compartilhamento de informações dentro do Ibama.
Benefícios dos Instrumentos:
A elaboração dos instrumentos de gestão de documentos, como o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade, para o Ibama traz diversos benefícios significativos, tais como:
eficiência administrativa: melhora na organização dos documentos leva a uma gestão mais eficiente, economizando tempo e recursos na localização e uso de informações;
redução de custos: a correta aplicação da tabela de temporalidade ajuda a eliminar documentos desnecessários, reduzindo custos de armazenamento e manutenção;
aderência às normas de compliance: contribui para o cumprimento de regulamentações e padrões de compliance, assegurando práticas de gestão de documentos alinhadas com as leis vigentes;
preservação de documentos históricos: garante a proteção e conservação de documentos de valor histórico, assegurando a memória institucional do Ibama;
melhoria na gestão do espaço físico e digital: com a eliminação adequada de documentos obsoletos, há uma melhor utilização dos espaços físicos e digitais destinado ao arquivo;
resposta rápida a auditorias e consultas: a existência de um sistema de classificação e temporalidade bem definido facilita as respostas a auditorias, consultas externas e pedidos de informação.
FLUXO RESUMIDO ETAPA
