Notícias do Projeto
Confira aqui as últimas notícias e atualizações do projeto, mantendo-se informado sobre seu desenvolvimento.
Tratamento Documental do IBDF: IBAMA avança em Preservação e Transparência
Este mês iniciou-se o tratamento documental do Fundo Fechado do Instituto Brasileiro de Desenvolvimento Florestal (IBDF). O objetivo é classificar, ordenar e indexar um acervo histórico composto por documentos administrativos e financeiros, que tem relevância para a gestão ambiental no Brasil.
A ação busca melhorar a transparência, a eficiência e o acesso às informações, além de garantir a preservação da memória institucional. Tal atividade também serve como modelo para a modernização da gestão pública no país, apoiando o fortalecimento das políticas ambientais.
Assentamento Funcional de Desligados e Inativos é Concluído pela UnB
Na última sexta-feira, 3 de janeiro de 2025, a Universidade de Brasília (UnB) alcançou um marco significativo ao finalizar o tratamento do conjunto documental de colaboradores desligados e inativados do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (IBAMA). Ao todo, 1.033 caixas de documentos, contendo pastas funcionais, foram organizadas, tratadas e indexadas no Sistema de indexação do Projeto.
Com o objetivo de promover a eficiência no acesso e na recuperação de informações relacionadas aos colaboradores. Agora, com o trabalho concluído, a pesquisa de dados será mais ágil e eficaz, beneficiando centenas de servidores e ex-colaboradores do IBAMA. A organização desse acervo funcional não apenas facilita a consulta, mas também representa um avanço na garantia de direitos. Documentos muitas vezes essenciais para comprovação de vínculo empregatício, tempo de serviço e benefícios previdenciários estão agora disponíveis de forma ordenada, reduzindo o tempo de espera para atendimento de demandas administrativas e judiciais.
A parceria com a UnB foi vista como uma solução estratégica, unindo a expertise acadêmica com as necessidades práticas da administração pública. a entrega desse conjunto documental reafirma a importância de investimentos em gestão documental para a modernização de processos e o fortalecimento das instituições públicas.
UnB e Ibama Discutem Estratégia para Parceria com STJ na Digitalização de Documentos
Na manhã de hoje (26/12/2024), ocorreu uma importante reunião entre representantes do Ibama e da Universidade de Brasília (UnB) para tratar do Ofício nº 2596/2024, no qual o Ibama solicita apoio técnico ao Superior Tribunal de Justiça (STJ) para a digitalização de seu acervo documental. A iniciativa visa recuperar e ampliar o acesso a documentos de valor histórico e administrativo, promovendo maior eficiência na gestão de informações.
Pelo Ibama, participaram Paulo Giordanni Dias Lima, que está substituindo o Coordenador-Geral de Gestão Administrativa (CGead), e Roberto de Souza Porphirio, Coordenador de Documentação e Informação (Codip). Representando a UnB, estiveram presentes os pesquisadores Ariovaldo Furtado, Carlos Leite e Tael Sarmanto, que atuam no projeto de pesquisa em parceria com o Ibama.
Durante o encontro, foi discutida a relevância dessa parceria estratégica com o STJ, reconhecido como pioneiro no uso de tecnologias de digitalização e na implementação de sistemas eletrônicos. Ficou acordado que a UnB fornecerá um documento orientativo ao Ibama, com um passo-a-passo detalhado e os requisitos necessários para viabilizar o processo de digitalização, abrangendo desde critérios técnicos até diretrizes para priorização de documentos e integração aos sistemas da Autarquia.
O projeto reforça o compromisso do Ibama e da UnB com a preservação do patrimônio documental e a modernização de processos, contribuindo para a eficiência administrativa e o fortalecimento da memória institucional.
A equipe segue comprometida em direcionar os próximos passos dessa iniciativa e divulgará novas atualizações em breve.
Tratamento Arquivístico da Área Fim: Fundo Superintendência da Pesca
A Universidade de Brasília (UnB) iniciou em novembro o processo de tratamento da Área Fim da SUDEPE, esse processo é de extrema importância, não apenas para a memória institucional do IBAMA, mas também para se recuperar e contextualizar do Fundo Fechado da SUDEPE (Superintendência da Pesca). A gestão dos documentos dessa massa documental, contribui para entender as demandas do controle social da pesca, a fiscalização das atividades pesqueiras e a adoção de práticas sustentáveis na utilização dos recursos pesqueiros do Brasil.
O fundo, composto por centenas de caixas, deverá ser tratado ainda este ano, proporcionando ao órgão controle e recuperação de um importante órgão instinto.
Ibama Inicia fase de Validação do Código de Classificação de Documentos das Atividades-Fim junto as Diretorias
O Ibama iniciou no início de novembro uma fase importante no processo de estruturação do seu Código de Classificação de Documentos. A nova etapa conta com a validação do modelo elaborado junto às Diretorias do órgão, assegurando que a estrutura proposta seja representativa e aplicável às necessidades específicas das áreas finalísticas do Instituto. A ação é coordenada por pesquisadores da Universidade de Brasília (UnB), que apresentam às Diretorias os resultados obtidos nas fases de levantamento, análise e estruturação de dados documentais.
Diretoria de Licenciamento Ambiental (Dilic)
Diretoria de Qualidade Ambiental (Diqua)
UnB Inicia o Tratamento do Assentamento Funcional dos Servidores do IBAMA
No dia 24/09/2024 iniciou-se o tratamento dos documentos correspondentes ao assentamento funcional dos servidores do IBAMA, em um esforço para modernizar e organizar o acervo documental da instituição. Esse trabalho busca otimizar a gestão dos registros funcionais, garantindo maior acessibilidade, segurança e agilidade no acesso às informações dos servidores.
A iniciativa é essencial para a preservação da memória institucional e para melhorar a eficiência dos processos administrativos. Além disso, o tratamento adequado dos documentos facilita o cumprimento das normas legais e contribui para uma gestão pública mais transparente e organizada para o servidor.
UnB Atinge 25% do Tratamento do Volume Total de Documentos Previstos no TED Firmado com o IBAMA
A Universidade de Brasília (UnB) alcançou, no dia 25/09/2024, um marco significativo ao atingir 25% do tratamento documental do acervo do IBAMA objeto do TED firmado com o órgão. O trabalho faz parte de um projeto de pesquisa em parceria com o IBAMA, cujo objetivo é modernizar e organizar o acervo físico da instituição.
Até o momento, as caixas tratadas foram classificadas, ordenadas e indexadas no sistema, o que possibilita sua recuperação de forma ágil e eficiente. Além disso, as caixas que são passíveis de eliminação, de acordo com as diretrizes legais e normativas, já foram identificadas e estão aptas para descarte, seguindo as orientações do Arquivo Nacional.
Visita Técnica à Coordenação de Recuperação Ambiental (COREC)
No dia 28.05.2024, foi realizada uma visita técnica à COREC com o objetivo de coletar informações para o diagnóstico arquivístico. Durante a visita, foram contabilizadas as caixas de documentos e entrevistados os colaboradores para entender os processos de arquivamento. Os dados coletados serão usados para desenvolver um plano de ação visando otimizar o sistema de gerenciamento documental da COREC.
Representantes do IBAMA:
Representantes do Projeto UnB: Rejane Canuto, Tael Sarmento e Victória Machado (Pesquisadores)
Parceria entre Ibama e UnB, vira notícia!
No site oficial do Ibama, foi publicado um anúncio sobre a colaboração inédita entre o Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (Ibama) e a Universidade de Brasília (UnB). Destacaram que o projeto, visa à organização e indexação em banco de dados o vasto acervo documental do Ibama, com previsão de redução em até 50% dos documentos físicos em três anos. Destacou-se também que, além de contribuir para a preservação histórica e operacional do Ibama, a parceria proporciona oportunidades de aprendizado prático para os estudantes envolvidos.
Início das atividades da Etapa 4- Tratamento
Após a conclusão da reforma da sala, a equipe de pesquisadores da etapa de tratamento, iniciou as atividades de classificação e ordenação. A classificação, é uma etapa essencial para uma gestão eficiente da informação. Ao organizar os documentos de forma adequada, facilita-se o acesso rápido às informações necessárias, o que aumenta a produtividade e apoia a tomada de decisões.
Ambientação dos pesquisadores da Etapa 4- Tratamento
No dia 19/02/2024, demos o pontapé inicial nas atividades de tratamento. Realizamos uma sessão de ambientação para alinhar as expectativas do projeto, apresentar os gestores e líderes da equipe, além de detalhar as etapas do projeto e fornecer capacitação para as atividades de tratamento.
Diagnóstico do Setor de Arquivo
Representantes do IBAMA: Átila Ribeiro (Coordenador-Geral da CGead), Paulo Giordanni (Coordenador da Coasg) e Celso Mendes (Chefe do Sedin)
Representantes do Projeto UnB: Carlos Leite, Laila Guimarães e Rejane Canuto (Pesquisadores)
Em 02/02/2024, a equipe do Projeto de Pesquisa IBAMA/UnB deu continuidade à Etapa 2, atingindo avanços significativos no diagnóstico da situação arquivística do Instituto. Após a aplicação da ferramenta de maturidade e a definição do escopo geral do projeto, os pesquisadores dedicaram-se a uma análise detalhada, visando compreender mais profundamente as necessidades e a realidade dos arquivos do IBAMA.
A reunião realizada hoje marcou o prosseguimento da metodologia, que agora inclui a coleta de dados quantitativos junto ao Setor de Arquivo, a unidade encarregada de orientar e direcionar as ações relacionadas à gestão, preservação e acesso aos documentos no Órgão. Posteriormente, por meio de uma amostra representativa, dados serão coletados nos diversos setores de trabalho das unidades e Superintendências do IBAMA em todo o Brasil.
Os dados obtidos têm um papel essencial no aprofundamento da compreensão da realidade arquivística do IBAMA e na identificação de direções para futuras melhorias. Este projeto demonstra o compromisso contínuo do IBAMA em aprimorar a gestão de documentos e informações, assegurando a preservação adequada e o acesso eficiente aos registros institucionais.
Aplicação da Ferramenta para medir o iMGD do Ibama
O dia 17/01/2024 foi marcado pelo início da aplicação de uma ferramenta inovadora no âmbito do Projeto. Desenvolvida por pesquisadores da UnB, esta ferramenta é destinada a medir o índice de Maturidade em Gestão de Documentos do IBAMA (iMGD). A utilização dessa ferramenta é um passo fundamental para avaliar a eficiência e eficácia dos processos atuais de gestão, preservação e acesso aos documentos na Instituição. Os resultados obtidos por meio desta aplicação serão integrados aos dados do diagnóstico arquivístico e fornecerão insights valiosos para aprimorar as práticas de gestão de documentos no IBAMA, alinhando-os aos padrões de excelência e inovação na área.
Representantes do IBAMA: Átila Ribeiro (Diretoria de Administração) e Celso Ricardo Mendes (Setor de Arquivo)
Representantes do Projeto UnB: Prof. Dr. Rogério (Gestor do Projeto), Ariovaldo, Tael, Carlos, Rejane e Laila (Pesquisadores)
1ª Reunião para Definição do Escopo do Diagnóstico
Representantes do IBAMA: Átila Ribeiro (Diretoria de Administração) e Celso Ricardo Mendes (Setor de Arquivo)
Representantes do Projeto UnB: Ariovaldo, Carlos, Rejane e Laila (Pesquisadores)
Dia 15/01/2024 ocorreu a primeira reunião marcando o início da Etapa 2 do Projeto de Pesquisa celebrado entre o IBAMA e a UnB. Este encontro foi dedicado à Definição do Escopo da Etapa de Diagnóstico Arquivístico do IBAMA, uma fase crucial do projeto. Durante a reunião, foram discutidas estratégias para avaliar e planejar a coleta de dados da realidade arquivística do órgão, enfatizando a importância de um diagnóstico arquivístico eficaz e a clareza na definição do escopo do projeto. Além disso, estabeleceu-se o cronograma para reuniões adicionais, que ocorrerão até o dia 31/01, visando a elaboração do Documento de Visão para o Diagnóstico de Arquivo do IBAMA.
Reunião de abertura do Projeto Ibama/UnB
No dia 09/01/2024, ocorreu a reunião de abertura do projeto colaborativo entre o IBAMA e a UnB. O projeto tem como foco o tratamento e gestão do acervo documental do IBAMA, visando a preservação de sua história e a melhoria de sua eficiência. Durante a reunião, os participantes discutiram objetivos e responsabilidades. A parceria destas instituições promete resultados significativos para a instituição a nível nacional.
Fique atento para atualizações sobre o progresso do projeto!
Representantes do IBAMA: Átila Ribeiro (Diretoria de Administração) e Celso Ricardo Mendes (Setor de Arquivo)
Representantes do Projeto UnB: Prof. Dr. Renato, Ariovaldo, Tael, Carlos e Rejane (Pesquisadores)