Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)
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1. O que é a CPAD?
1. O que é a CPAD?
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) é um órgão colegiado, de natureza consultiva e deliberativa, essencial à política de gestão documental do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (Ibama). Compete à CPAD planejar, supervisionar, orientar e aprovar as atividades de avaliação de documentos no âmbito do órgão, promovendo a racionalização do acervo, o cumprimento da legislação arquivística e a preservação da memória institucional.
A atuação da CPAD está em consonância com a Recomendação nº 06/2021 do Arquivo Nacional, a Lei nº 8.159/1991 (Lei de Arquivos) e a Resolução CONARQ nº 40/2014, que orientam a sua constituição, funcionamento e competências.
O Projeto de Pesquisa UnB/Ibama atua como parceiro técnico na estruturação e fortalecimento da CPAD, promovendo diagnósticos, apoio metodológico, capacitações e a implementação de iniciativas voltadas à qualificação da gestão e preservação dos documentos.
2. Composição e Estrutura da CPAD
2. Composição e Estrutura da CPAD
A CPAD é composta por servidores do quadro permanente, com representação de diferentes unidades organizacionais (finalísticas, administrativas, jurídicas, tecnológicas e arquivísticas) assegurando um olhar transversal sobre a produção documental do órgão. A comissão possui:
Presidência
Secretaria-Executiva
Membros Titulares e Suplentes
Além da CPAD central, foram instituídas Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos (SPADs) nos núcleos estaduais do Ibama, permitindo a avaliação descentralizada e mais eficaz dos acervos sob responsabilidade das Superintendências.
3. Por que a CPAD é estratégica para o Ibama?
3. Por que a CPAD é estratégica para o Ibama?
📁 Reduz acervos acumulados e desorganizados
🕐 Garante agilidade no acesso a informações
🧭 Assegura segurança jurídica e administrativa
🧾 Apoia a implantação de sistemas de gestão de documentos físicos e digitais
🧠 Preserva a memória institucional e cultural do Ibama
🔎 Promove transparência e conformidade com a LAI
4. Principais Atribuições da CPAD
Elaboração de Instrumentos de Gestão Documental
Elaboração de Instrumentos de Gestão Documental
Criação, revisão e atualização dos principais instrumentos de gestão documental do Ibama:
Código de Classificação de Documentos (CCD)
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD)
Procedimentos Operacionais Padronizados (POPs)
Avaliação e Seleção Documental
Avaliação e Seleção Documental
Análise criteriosa do valor administrativo, legal, fiscal, informativo e histórico dos documentos produzidos e recebidos, para:
Definir prazos de guarda
Propor eliminação ou guarda permanente
Subsidiar editais de eliminação conforme normas do Arquivo Nacional
Preservação da Memória Institucional
Preservação da Memória Institucional
Identificação e seleção de documentos de valor permanente, que retratam ações, políticas públicas e decisões estratégicas do Ibama.
Adoção de Práticas Inovadoras
Adoção de Práticas Inovadoras
Sistemas informatizados de gestão documental (ex: SEI)
Digitalização com critérios arquivísticos
Implantação de um RDC-Arq*
*Segundo a Resolução CONARQ nº 51, de 4 de setembro de 2023, o RDC-Arq é definido como:
“Repositório digital confiável arquivístico (RDC-Arq): conjunto de procedimentos, políticas e tecnologias voltado à produção, à ingestão, à preservação e ao acesso de documentos arquivísticos digitais, garantindo sua autenticidade, integridade, confiabilidade, acessibilidade e usabilidade ao longo do tempo.”
Formação e Sensibilização
Formação e Sensibilização
Condução de treinamentos, campanhas e ações educativas sobre gestão documental, voltadas a:
Integrantes da CPAD
Equipes técnicas dos setores
Gestores e servidores em geral
5. Funcionamento da CPAD
A CPAD realiza suas atividades por meio de reuniões periódicas, conforme cronograma definido no Plano Anual de Trabalho. Nessas reuniões, são discutidas e deliberadas questões relacionadas à avaliação e destinação de documentos, à elaboração e aplicação dos instrumentos de gestão documental e à qualificação das práticas adotadas pelas unidades do órgão.
As reuniões são registradas formalmente em processos administrativos e atas, garantindo rastreabilidade, segurança jurídica e aderência aos normativos arquivísticos. Além das reuniões presenciais ou virtuais, parte das atividades pode ocorrer de forma assíncrona, especialmente a análise técnica de documentos e a tramitação de pareceres por meio do SEI.
A CPAD atua de forma colaborativa e contínua, com foco na melhoria das práticas de gestão documental, apoiando unidades técnicas, acompanhando a adequação dos instrumentos (CCD e TTDD), e articulando ações com os setores de arquivo e tecnologia da informação.
✅ O funcionamento regular da CPAD é essencial para assegurar a efetividade dos processos de avaliação, a eliminação segura de documentos e a preservação dos registros de valor permanente.
📂 Instrumentos e materiais de apoio
📂 Instrumentos e materiais de apoio
📄 Portaria Ibama nº 280/2023 – Institui a CPAD
📄Plano de Trabalho Anual da CPAD - 2025
📘Código de Classificação de Documentos das Atividades-Meio (CCD/Meio)
📘Minuta de Código de Classificação de Documentos das Atividades-Fim (CCD/Fim)
📘 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTDD (Em elaboração)
📚 Recomendação nº 06/2021 – Arquivo Nacional
📬 Contatos da equipe técnica de elaboração dos Instrumentos pelo Projeto UnB:
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