INSTRUMENTOS
Objetivo Geral
A criação de instrumentos de gestão de documentos para o Ibama tem como principal objetivo desenvolver o Código de Classificação de Documentos (CCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), visando a otimização da gestão, organização, preservação e destinação dos documentos. Esses instrumentos serão fundamentais para assegurar a classificação correta, a avaliação precisa dos prazos de guarda e a destinação adequada dos documentos, sejam eles analógicos ou digitais. Esta etapa busca estabelecer um sistema eficiente que permita o acesso rápido e confiável aos documentos, garantindo o cumprimento das normas legais e a preservação da memória institucional do Ibama.
EQUIPE RESPONSÁVEL (UnB)
Professor Orientador: Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Pesquisadores Responsáveis: Carlos Henrique de Oliveira Leite, Rejane Soares Canuto, Laila Guimarães e Lana Satto.
Objetivos Específicos:
criar um sistema de classificação de documentos que reflita a estrutura, funções e atividades do Ibama, facilitando a organização, recuperação e manutenção dos documentos;
definir os prazos de guarda e destinação dos documentos, determinando critérios para eventual eliminação ou permanência definitiva dos documentos, em conformidade com as normativas legais e necessidades institucionais;
assegurar que a classificação e temporalidade dos documentos estejam alinhadas com os requisitos legais, regulatórios e normativos, contribuindo para a transparência e responsabilidade administrativa;
salvaguardar documentos de valor histórico, probatório e informativo, garantindo a preservação da memória e da identidade do Ibama;
melhorar a eficiência no acesso e na recuperação de documentos, reduzindo tempos de busca e facilitando o compartilhamento de informações dentro do Ibama.
Benefícios dos Instrumentos:
A elaboração dos instrumentos de gestão de documentos, como o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade, para o Ibama traz diversos benefícios significativos, tais como:
eficiência administrativa: melhora na organização dos documentos leva a uma gestão mais eficiente, economizando tempo e recursos na localização e uso de informações;
redução de custos: a correta aplicação da tabela de temporalidade ajuda a eliminar documentos desnecessários, reduzindo custos de armazenamento e manutenção;
aderência às normas de compliance: contribui para o cumprimento de regulamentações e padrões de compliance, assegurando práticas de gestão de documentos alinhadas com as leis vigentes;
preservação de documentos históricos: garante a proteção e conservação de documentos de valor histórico, assegurando a memória institucional do Ibama;
melhoria na gestão do espaço físico e digital: com a eliminação adequada de documentos obsoletos, há uma melhor utilização dos espaços físicos e digitais destinado ao arquivo;
resposta rápida a auditorias e consultas: a existência de um sistema de classificação e temporalidade bem definido facilita as respostas a auditorias, consultas externas e pedidos de informação.
FLUXO RESUMIDO ETAPA
Subetapa 3.1: Definição do Escopo
A subetapa 3.1 é o passo inicial para a elaboração dos Instrumentos Arquivísticos do Ibama. Nesta fase, serão estabelecidos os limites e objetivos dos instrumentos, focando nas necessidades específicas de documentação e gestão de arquivos do Instituto.
Subetapa 3.2: Levantamento, Análise e Estruturação de Dados
A subetapa 3.2 foca na coleta e organização de informações sobre a estrutura, competências e processos de negócio das áreas finalísticas. Esta etapa envolve a análise de documentos existentes para compreender a produção dos documentos. Os dados obtidos são então sistematicamente organizados, formando a base para a elaboração eficaz dos Instrumentos Arquivísticos, que estarão alinhados às necessidades e estratégias do Instituto.
Subetapa 3.3: Elaboração dos Modelos de Instrumentos
A subetapa 3.3 envolve a criação das minutas Instrumentos para o Ibama. Este processo consiste em desenvolver um esboço detalhado do Código de Classificação, estruturando categorias e subcategorias baseadas nas informações coletadas anteriormente, para refletir as funções e atividades do Instituto. Paralelamente, será formulada a Tabela de Temporalidade, determinando prazos de guarda e destinação dos documentos conforme sua importância e requisitos legais. Este trabalho resultará em modelos iniciais que servirão de base para os Instrumentos Arquivísticos do Ibama.
Subetapa 3.4: Teste dos Modelos
A subetapa 3.4 envolve a realização de testes em uma variedade de amostras documentais do Instituto, abrangendo documentos em suporte papel, registros no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e em outros sistemas de negócio do Ibama. O objetivo é avaliar a eficácia e aplicabilidade dos modelos propostos, identificando necessidades de ajustes ou refinamentos para garantir que os instrumentos sejam precisos, funcionais e alinhados com a produção documental do Instituto.
Subetapa 3.5: Validação dos Modelos com os Setores
A subetapa 3.5 consiste em submeter os modelos de Código de Classificação e Tabela de Temporalidade a uma avaliação crítica pelos setores finalísticos do Instituto. Este processo busca confirmar a adequação e eficácia dos modelos no contexto real das operações do Ibama. A validação envolve revisões e feedback dos setores que lidam diretamente com as atividades e documentos abrangidos pelos instrumentos, assegurando que os modelos estejam alinhados com as necessidades específicas e práticas de gestão documental desses setores.
Subetapa 3.6: Aprovação dos Modelos pela CPAD
A subetapa 3.6 envolve a apresentação dos modelos finais do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) do Ibama. A CPAD, responsável pela política de gestão documental do Instituto, avaliará os modelos para garantir que estejam em conformidade com as normas arquivísticas e as necessidades institucionais.
Subetapa 3.7: Elaboração de Índice, Glossário e Taxonomia
Essa subetapa é dedicada à criação de instrumentos complementares vitais para o entendimento e a correta aplicação do Código de Classificação. Este processo envolve o desenvolvimento de um Índice detalhado, facilitando a localização e referência rápida de itens específicos no Instrumento. O Glossário será elaborado para definir termos e conceitos-chave, garantindo uma compreensão uniforme. Além disso, será criada uma Taxonomia que categoriza os documentos de forma lógica. Esses elementos complementares são essenciais para assegurar a usabilidade e eficácia dos Instrumentos Arquivísticos no Ibama.
Subetapa 3.8: Suporte nas Tratativas com o Arquivo Nacional
A Subetapa 3.8 é essencial para assegurar que os Instrumentos Arquivísticos desenvolvidos sejam analisados e aprovados pelo Arquivo Nacional. Esta fase envolve preparar e apresentar os instrumentos ao Arquivo Nacional, seguindo as diretrizes e padrões estabelecidos. O suporte inclui a coordenação das submissões, a preparação de documentações complementares e a assistência nas interações e feedbacks do Arquivo Nacional. Este passo é crucial para garantir a conformidade dos instrumentos com as normativas nacionais de arquivamento e para a obtenção da aprovação necessária para sua implementação efetiva no Ibama.