TESTE DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Essa etapa, tem como meta o desenvolvimento de modelo para tratamento técnico de amostra, composta por cerca de 10.000 metros lineares de documentos, equivalente a 70.000 (setenta e duas mil) caixas-arquivo, do acervo arquivístico do IBAMA.

EVOLUÇÃO DO TRATAMENTO

EM TESTE

Sujeitos Envolvidos

Professor Orientador: Dr. Rogério Henrique de Araújo Júnior

Pesquisadores Responsáveis: Tael Sarmento e Guilherme Eller

Duração:

36 meses

Tempo transcorrido:

9 meses

METODOLOGIA

Equipe técnica do IBAMA, professores e arquivistas UnB.

Equipe técnica do IBAMA, arquivistas e bolsistas da UnB.

Uma reunião por semana de duas horas ou conforme demanda dos trabalhos.

Uma reunião por mês de duas horas ou conforme demanda dos trabalhos.

FLUXO RESUMIDO DO TRATAMENTO

FLUXO DETALHADO DO TRATAMENTO

CLASSIFICAÇÃO

Essa atividade consiste em interpretar os documentos e identificar o código de classificação que os representa, para que se consiga organizar os arranjos do acervo e dar celeridade ao processo de recuperação da informação.

Nessa fase, aplicamos os códigos de classificação das áreas meio e fim, no acervo do Ibama.

ORDENAÇÃO

A atividade tem como objetivo realizar o agrupamento da documentação utilizando a classificação realizada previamente e o ano. A documentação foi separada de acordo com a finalidade, ou seja, documentos de área meio ou área fim. Após a primeira separação, agrupou-se a documentação de acordo com o código e ano, e é nesse momento que é separada a documentação permanente da que será eliminada.

ACONDICIONAMENTO

Guarda dos documentos em local adequado, visando à sua preservação e posterior acesso.

INDEXAÇÃO

Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística, a indexação é o processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras- chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.

LISTAGEM

Listagem de eliminação: Relação de documentos que já cumpriram os prazos estabelecidos na fase corrente e intermediária, e tem como destinação a ELIMINAÇÃO.

Listagem de recolhimento: Relação de documentos que já cumpriram os prazos estabelecidos na fase corrente e intermediária, e tem como destinação a GUARDA PERMANENTE.

REGISTROS DO TRATAMENTO

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